CLARIFICATION TEXT FOR THE CUSTOMER
(PERSON WHO BUYS PRODUCT OR SERVICE)
a) Data Controller
As TUALCOM ELEKTRONİK A.Ş. (“Company”), we process your personal data in the capacity of data controller within the scope of the Law on the Protection of Personal Data No. 6698 (“PDPL”) and other relevant legislation including GDPR.
b) The Purpose for Which the Personal Data will be Processed and the Legal Reasons
Your personal data is processed by us within the scope of the following purposes:
- Execution of Goods / Services Sales Processes
- Execution of Goods / Services Production and Operation Processes
- Execution of Contract Processes
- Execution of Customer Relationship Management Processes
- Execution of Activities for Customer Satisfaction
- Execution of Activities in Compliance with the Legislation
- Execution of Financial and Accounting Affairs
- Execution of Goods / Services After-Sales Support Services
- Execution of Logistics Activities
- Providing Information to Authorized Persons, Institutions and Organizations
In this context, your personal data is processed based on the following legal reasons;
- It is necessary to process the personal data of the parties to the contract, provided that it is directly related to the establishment or performance of a contract
- It is necessary to process data for the legitimate interests of the data controller, provided that it does not harm the fundamental rights and freedoms of the related person
- Data processing is mandatory for the establishment, exercise or protection of a right
- It is clearly envisaged by laws
c) Collection Method of Personal Data
In order to fulfill the above purposes, your personal data; is collected by automatic and non-automatic means.
Personal data is collected through the Site (www.tualcom.com) and offline (such as when the customer apply to the Company to buy product or service.
Personal data will also be collected by using cookies when you browse the Site. Collection and Processing of your personal data through cookies are governed by the Cookie Policy which needs to be read thoroughly. You can accept or decline cookies by setting or de-setting the relevant tick-boxes. The personal data provided via the Site is combined with the personal data and other information that you provide to the Data Controller (through online and offline).
d) To Whom and For Which Purpose the Processed Personal Data Can Be Transferred
Your personal data; is transferred to buyer groups of domestic suppliers, branch offices and affiliates inside and outside the Türkiye (we only transfer your personal data to the countries that are deemed to ensure an adquate level of data prototection), authorized public institutions and organizations, natural persons or private law legal entities for the purposes of execution of the financial and accounting affairs, execution of the activity in accordance with the legislation, and execution of the sales processes of goods / services.
e) Your Rights Under Article 11 of PDPL
Within the scope of Article 11 of the PDPL, you have rights as a data owner, and you can submit your requests regarding these rights by filling in all the information specified in the Related Person Application Form, in accordance with Article 11 and paragraph 1 of Article 13 of the PDPL and Communiqué on Procedures and Principles of the Application to Data Controller,
- By coming to our Company at the address of Mustafa Kemal Mh. 2119. Cadde No 11/1 Çankaya/ANKARA, in person,
- Via our registered electronic mail (KEP) address as: tualcom@hs06.kep.tr,
- Through a notary public in writing or by registered letter with return receipt, in order to be able to identify your identity and not to give information to wrong persons,
- By sending an electronic mail to the address personaldata@tualcom.com using secure electronic signature, mobile signature or (if any) the e-mail address already notified to our Company and registered in our systems.
f) Retention Period of Personal Data
The company deletes, destroys, disposes or anonymizes personal data when the purpose of processing personal data disappeared and the mandatory storage periods determined within the scope of laws and other relevant legislation expired.
g) Amendments and Updates
This clarification text has been prepared within the scope of the Law on the Protection of Personal Data No. 6698 and other relevant legislation. Necessary changes can be made in the mentioned clarification text in line with the amendments that will occur in the relevant legal legislation and/or in the personal data processing purposes and policies of the Company.
The most up-to-date version of the Clarification Text can be accessed via https://www.tualcom.com/clarification.
RELATED PERSON APPLICATION FORM
UNDER THE LAW ON THE PROTECTION OF PERSONAL DATA NO. 6698
The following rights have been granted to personal data owners (hereinafter referred to as “Applicant”) who are defined as the “related person” in the Law on Protection of Personal Data No. 6698 (hereinafter referred to as “PDPL”) under Article 11 of the PDPL and relevant legislation:
- To learn whether your personal data is processed or not,
- If your personal data has been processed, to request information about it,
- To learn the purpose of processing your personal data and whether they are used in accordance with the purpose,
- To know the third parties to whom your personal data is transferred, at home or abroad,
- To request the correction of your personal data in case of incomplete or incorrect processing and to request the notification of the transaction made within this scope to the third parties to whom your personal data has been transferred,
- To request the deletion or destruction of your personal data even though it has been processed in accordance with the provisions of other laws and other legislation related to the PDPL, in case the reasons requiring its processing are eliminated, and to request the notification of the transaction made within this scope to the third parties to whom your personal data has been transferred,
- To object to a result occurred against you by means of analyzing the processed data exclusively through automated systems,
- To request the compensation of the damage in case you suffer damage due to unlawful processing of your personal data.
Pursuant to 1st paragraph of Article 13 of the PDPL and the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller, the applications to be made to our Company regarding these rights should be submitted in writing or by sending an electronic mail to ‘personaldata@tualcom.com’ by means of using the e-mail address notified previously to our Company by you and registered in the system of our Company or by other methods to be determined in the future by the Personal Data Protection Board (hereinafter referred to as “the Board”).
In this context, applications to be made to our Company in “writing” can be submitted as follows by taking the printout of this form.
- Upon the application of the applicant to our Company in person,
- Through the notary public or by registered letter with return receipt,
- If the Applicant has an e-mail address registered in the systems of our Company, by sending an e-mail from this address to our Company’s ‘kvkk@tualcom.com.tr’ address.
| Application Method | Application Address | Information to be Specified in the Application Submission |
| Personal application (Application of the Applicant with a document proving his/her identity by coming to the application address in person) | İhsan Dogramaci Bulvarı, ODTÜ Teknokent SATGEB Bölgesi, No:160, Çankaya/Ankara,TÜRKİYE | “Information Request Under the Law on Protection of Personal Data” shall be written on the envelope. |
| Notarial notification | İhsan Dogramaci Bulvarı, ODTÜ Teknokent SATGEB Bölgesi, No:160, Çankaya/Ankara,TÜRKİYE | “Information Request Under the Law on Protection of Personal Data” shall be written on the notification envelope |
| Sending e-mail from your e-mail address registered to our company | kvkk@tualcom.com.tr | “Information Request Under the Law on Protection of Personal Data” shall be written in the subject line of the e-mail message. |
Information specific to written application channels regarding how written applications shall be delivered to us is given below:
Your applications submitted to us will be responded within thirty days from the date of receipt of your request, in accordance with the 2nd paragraph of Article 13 of the PDPL, depending on the nature of the request. Our responds will be delivered to you in writing or electronically in accordance with the provisions of Article 13 of the PDPL.
Click here to download the application form.
TUALCOM ELEKTRONİK ANONİM ŞİRKETİ
MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ
1. GİRİŞ
1.1. Bu Aydınlatma Metni (“Bildirim” veya “Aydınlatma Metni”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Tualcom Elektronik Anonim Şirketi tarafından hazırlanmıştır. Bu Bildirim’in Şirket tarafından değişen mevzuat hükümleri uyarınca zaman zaman değiştirilebileceğini belirtmek isteriz.
1.2. Kişisel Verileriniz (“Kişisel Verileriniz”), ilgili yasal mevzuatlarda belirtilen saklama sürelerince, aşağıda anılan işleme amaçlarının gerekli kıldığı ve “Tualcom Elektronik Anonim Şirketi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”nda belirtilen süre boyunca saklanacaktır ve sonrasında tamamen Kanun’a uygun olarak silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir.
2. VERİ SORUMLUSU KİMDİR?
Bu Bildirimde "biz", "bize" veya "Şirket" kelimeleri geçtiği zaman, bu Bildirim kapsamında belirtilen ve Kişisel Verilerinizi kontrol eden, Üniversiteler Mah. ODTÜ Küme Evleri No: 160 Çankaya / Ankara adresinde kurulu veri sorumlusu, Tualcom Elektronik Anonim Şirketi’nden (“Şirket” veya “Veri Sorumlusu”) bahsedilmektedir.
3. SİZİN HAKKINIZDA NE TÜR KİŞİSEL VERİLER TOPLUYORUZ?
3.1. Şirketimiz ile kurduğunuz ticari ilişki kapsamında; sözleşme öncesi süreçler, tekliflendirme, sözleşmenin kurulması ve ifası, satış, teslimat, faturalama, ödeme, satış sonrası destek, teknik destek, garanti ve uyum (compliance) süreçleri çerçevesinde kişisel verileriniz işlenmektedir.
3.2. Belirli Kişisel Veriler’i iş süreçlerinin yürütülmesini sağlamak veya yasal zorunlulukları yerine getirmek üzere toplamamız gerekmektedir. Aşağıda bizimle olan iş ilişkiniz sırasında topladığımız ve kullandığımız Kişisel Veriler’in kategorilerinin değerlendirmesini bulabilirsiniz.
| Kişisel Veri Kategorileri | Topladığımız Kişisel Verilere Örnekler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, T.C. kimlik seri numarası, T.C. kimlik geçerlilik tarihi, pasaport numarası, unvan, uyruk, anne / baba adı soyadı, imza. |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, yerleşim yeri, faks numarası. |
| Mesleki Deneyim | Okuryazarlık durumu, meslek, diploma bilgileri, gidilen kurslar, sertifikalar, transkript. |
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLA KULLANIRIZ?
Aşağıda bizimle olan iş ilişkiniz sırasında Kişisel Verilerinizi kullanmamızın genel amaçlarına ilişkin bir değerlendirme bulabilirsiniz:
| Kişisel Veri İşleme Amaçları | Açıklaması |
|---|---|
| Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi | Teklif süreçlerinin yürütülmesi, satın alma emirlerinin işlenmesi, faturalandırma ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi. |
| Lojistik ve Sevkiyat Süreçlerinin Yürütülmesi | Ürün ve hizmetlerin teslimi, ihracat işlemlerinin gerçekleştirilmesi, sevkiyat ve dağıtım faaliyetlerinin planlanması ve takibi. |
| Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi | İmza sirküleri, vekaletname ve yetki belgelerinin teyidi, sözleşmelerin hazırlanması, imzalanması ve saklanması. |
| Şirket Yasal Uyum Süreçlerinin Yürütülmesi | Yurt içi ve yurt dışı yaptırım listeleri ile uyum denetimi, müşteri taraması, yasal bildirimlerin yerine getirilmesi. |
| Destek ve Teşvik Başvurularının Yürütülmesi | İlgili kamu kurumları nezdinde yürütülen destek ve teşvik başvurularının yönetilmesi (örneğin Ticaret Bakanlığı DYS sistemi üzerinden ihracat destekleri). |
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLER ÇERÇEVESİNDE KULLANIYORUZ?
Kişisel Verileriniz Kanun’un 5. maddesi uyarınca işlenmektedir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri Sorumlusu’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
6. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ YURT İÇİNDE NEREYE AKTARIRIZ?
Kişisel Verilerinizin toplanma amaçlarını gerçekleştirmek için, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtilen yurt içindeki alıcı gruplarına aktarıyoruz:
a. Kamu Kurum ve Kuruluşları: Kişisel Verilerinizi, yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla vergi dairesi, gümrük idaresi ve ilgili bakanlıklar ile paylaşıyoruz.
b. Hukuken Yetkili Gerçek ve Tüzel Kişiler, Profesyonel Danışmanlar, Hizmet Sağlayıcılar: Ulusal ve uluslararası yaptırım otoritelerinin yasal düzenlemelerine uyumun temin edilmesi, sevkiyat, teslimat ve gümrük işlemlerinin yürütülmesi, fatura kesme, ödeme işlemlerinin tamamlanması ve vergi mevzuatına uyumun temin edilmesi amacıyla Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtilen danışmanlar ile paylaşıyoruz:
- Bankalar,
- Lojistik ve nakliye şirketleri,
- Sigorta şirketleri,
- Denetçiler,
- Avukatlar,
- Muhasebeciler.
7. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ZAMAN YURT DIŞINA AKTARIRIZ?
Kişisel Verilerinizi, tedarikçi ilişkilerinin yurt dışı unsuru içermesi hâlinde, yabancı kurumlar veya iş ortakları ile sınırlı olmak üzere yurt dışına aktarabilmekteyiz.
Ayrıca, Şirketimiz tarafından kullanılan bulut tabanlı e-posta ve üretkenlik yazılımı altyapısı kapsamında, ilgili hizmetin sunucularının yurt dışında konumlu olması sebebiyle, Şirketimiz tarafından e-posta kanalıyla talep edilen ve tarafımıza bu talep doğrultusunda iletilen kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır.
8. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜRE SAKLIYORUZ?
Kişisel Verilerinizin toplanma amaçlarını gerçekleştirmek için gereken süre boyunca saklıyoruz. Lütfen bazı durumlarda yasa tarafından daha uzun bir süreye izin verilebileceğine dikkat ediniz. Saklama sürelerini belirlemek için faaliyet gösterdiğimiz sektörde teamül gereği kabul edilen süreleri, sizinle kurduğumuz hukuki ilişkinin devam edeceği süreyi, Veri Sorumlusu’nun meşru menfaatlerinin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak geçerli olacak süreyi, bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresini ve hukuki yükümlülüklerimiz gereği kişisel verilerinizi saklamak zorunda olduğumuz süreleri kriter olarak kullanmaktayız.
9. HAKLARINIZ NELERDİR?
9.1. Kişisel Verilerinizle ilgili olarak Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi;
- Üniversiteler Mah. ODTÜ Küme Evleri No: 160 Çankaya / Ankara adresinde bulunan Veri Sorumlusu’na bizzat gelmek suretiyle İlgili Kişi Başvuru Formu’nu ibraz ederek,
- tualcom@hs06.kep.tr şeklindeki kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimiz üzerinden,
- Kimliğinizi tespit edebilmek ve yanlış kişilere bilgi vermemek adına yazılı olarak noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup ile,
- Güvenli elektronik imza, mobil imza ya da (varsa) tarafınızca daha önce Veri Sorumlusu’na bildirilen ve Veri Sorumlusu sistemlerinde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle kvkk@tualcom.com.tr adresine elektronik posta göndererek iletebilirsiniz.
9.2. Veri Sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
İşbu aydınlatma metni, Kanun ve ilgili sair mevzuat kapsamında hazırlanmıştır. İlgili yasal mevzuat ve/veya Veri Sorumlusu kişisel veri işleme amaç ve politikalarında meydana gelecek değişiklikler doğrultusunda bahse konu aydınlatma metninde gerekli değişiklikler yapılabilir.
İlgili Kişi Başvuru Formu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK” olarak anılacaktır.) ve ilgili mevzuatta “ilgili kişi” olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Başvuru Sahibi” olarak anılacaktır.), KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklar tanınmıştır:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ile ilgili diğer kanun ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, Şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak ya da tarafınızca Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz’in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle kvkk@tualcom.com.tr adresine elektronik posta göndererek veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul” olarak anılacaktır.) tarafından gelecekte belirlenecek diğer yöntemlerle iletilmesi gerekmektedir.
Bu çerçevede “yazılı” olarak Şirketimize yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak;
- Başvuru Sahibi tarafından Şirketimize bizzat başvurulması ile,
- Noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup ile,
- Başvuru Sahibinin, Şirketimiz sistemlerinde kayıtlı e-posta adresinin bulunması durumunda, bu adresinden Şirketimiz’in kvkk@tualcom.com.tr adresine e-posta gönderilmek suretiyle,
iletilebilecektir.
| Başvuru Yöntemi | Başvurunun Yapılacağı Adres | Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi |
| Şahsen başvuru (Başvuru Sahibinin başvuru adresine bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması) | İhsan Dogramaci Bulvarı, ODTÜ Teknokent SATGEB Bölgesi, No:160, Çankaya/Ankara,TÜRKİYE | Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| Noter aracılığı ile tebligat | İhsan Dogramaci Bulvarı, ODTÜ Teknokent SATGEB Bölgesi, No:160, Çankaya/Ankara,TÜRKİYE | Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| Şirketimize kayıtlı e-posta adresinizden e-posta gönderimi | kvkk@tualcom.com.tr | E-posta iletisinin konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
Aşağıda, yazılı başvuruların ne şekilde tarafımıza ulaştırılacağına ilişkin yazılı başvuru kanalları özelinde bilgiler verilmektedir:
Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVKK’nın 13. maddesinin 2. fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde yanıtlanacaktır. Yanıtlarımız KVKK’nın 13. maddesi hükmü gereğince yazılı olarak veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.
Başvuru formuna buradan ulaşabilirsiniz.